Sincronización Inteligente CRM-ERP
Cliente: COOPEBANACIO / QUARZO SISTEMAS
Integridad de Datos
Registros Sincronizados
Velocidad de Sincronización
Resumen Ejecutivo
COOPEBANACIO enfrentaba un desafío crítico de eficiencia operativa: su ecosistema comercial estaba fragmentado entre HubSpot CRM (front-office) y el ERP CODEAS de QUARZO SISTEMAS basado en MS SQL Server (back-office), generando silos de datos, doble digitación manual y visibilidad limitada del pipeline comercial.
DEVIT506 diseñó e implementó una arquitectura de sincronización bidireccional inteligente que sincroniza automáticamente más de 10,000 registros entre ambos ecosistemas, alcanzando 100% de tasa de éxito en escritura y una mejora del 50% en velocidad respecto a implementaciones tradicionales.
Fragmentación Operativa entre Front-Office y Back-Office
La organización operaba con silos críticos de información: HubSpot CRM gestionaba las relaciones comerciales mientras el ERP CODEAS (MS SQL Server) mantenía la información financiera y operativa real.
Esta desconexión generaba doble digitación manual, imposibilidad de visualizar el pipeline comercial en contexto con datos financieros actualizados, y pérdida de agilidad en decisiones estratégicas.
Impactos Críticos del Silado de Datos
- ✕Silos de datos entre CRM y ERP comprometiendo la visibilidad ejecutiva
- ✕Doble digitación manual con alto riesgo de errores e inconsistencias
- ✕Falta de visibilidad en tiempo real del estado crediticio y productos financieros
- ✕Imposibilidad de automatizar procesos comerciales basados en datos del núcleo financiero
- ✕Overhead operativo en sincronización manual de más de 10,000 registros
Arquitectura de Sincronización Bidireccional Inteligente
Sistema de sincronización automatizada que mapea dinámicamente 260+ propiedades personalizadas entre HubSpot y el ERP CODEAS, priorizando solo campos con datos útiles mediante análisis inteligente que reduce 9x el volumen de datos procesados.
Arquitectura y Análisis
Mapeo completo de 260+ propiedades personalizadas entre HubSpot CRM y esquema SQL Server del ERP CODEAS. Diseño de arquitectura bidireccional con análisis dinámico de propiedades que identifica automáticamente solo los campos con datos útiles (reducción 9x en volumen).
Desarrollo del Motor de Sincronización
Implementación de módulos Python especializados para extracción optimizada desde HubSpot (deals, tickets, contactos, owners, pipelines), escritura con garantía de integridad usando force_all_properties, fallback automático y manejo robusto de rate limiting.
Optimización y Validación
Eliminación de pandas para reducir 70% el consumo de memoria, procesamiento por lotes optimizado para 50% mejora en velocidad, validación exhaustiva alcanzando 100% de tasa de éxito en escritura de propiedades personalizadas.
Despliegue y Automatización
Configuración de sincronización automática programada en Windows Server con Task Scheduler, monitoreo en tiempo real con estadísticas por lote, y documentación técnica completa para transferencia de conocimiento.
Decisiones de Ingeniería Clave
Tecnologías y Herramientas
Motor Python 3.13 + HubSpot API + MS SQL Server
Python 3.13
Motor de procesamiento y orquestación
HubSpot REST API
Integración con CRM HubSpot
MS SQL Server
Conectividad con ERP CODEAS
ODBC Driver 17
Optimización de transacciones
pyodbc
Conector Python-SQL Server
Task Scheduler
Automatización de sincronización
"La integración desarrollada por DEVIT506 transformó nuestra operación comercial. Ahora nuestros ejecutivos visualizan en HubSpot el estado real de cada cliente directamente desde el ERP y el ERP recibe actualizaciones de HubSpot, sin necesidad de consultas manuales. La eliminación de la doble digitación nos ahorró incontables horas y eliminó errores críticos."
Equipo Comercial COOPEBANACIO R.L.
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